>>> 未熟な進行役・会議
×話し合いのテーマが毎回、不明瞭
×時間通りに始まらない、終わらない
×意見が出ない、提案も無い
×何も決まらない
×次の会議まで何も起きない
×会議の場を仕切る人が出る
×時に対立が生じて収集が付かない
×意見を否定されることがある
×会議の終了後に話が蒸し返される
×参加者は協議の行方を記録する
×その場に必要の無い人が参加している
×会議開始後も人の出入りが絶えない
×どのように話し合うか、誰も知らない
×行動の優先順位が付けられない |
>>> 訓練されたファシリテーター
○テーマは前日までには参加者に届いている
○定刻に始まり、定刻に終わる
○建設的な意見が出る、提案の数も増える
○必ず何かが決まる、あるいは起こる
○会議と会議の間に何かが達成されている
○皆が安心して参加できる
○対立を超えて共感が生まれる
○どんな些細なアイデアも尊重される
○会議室の中で協議が終わり、実行される
○記録係りが完全に協議を記録し、配布する
○出席の必然性が参加者相互に支持される
○会議の時間は外部の騒音から遮断される
○話し合いのプロセスが明確である
○優先順位が明確で誰が何をするかも明瞭 |
医療機能評価認定取得は勿論、日常のミーティングに於いても優れた進行役の存在が今後は欠かせませんね。
- 会議を短時間で終えて直ぐに行動に取り掛かる！
- お互いを、よく知って協働作業が円滑になる！
- 「対話」や「協議」の意味を深く理解し洞察力が生まれる
- 誰が何を、いつまで実行すると、どうなるのか？が共有される！
- 互いに感謝し傾聴しあう風土が出来る！
- 会議が楽しくなる！待ち遠しくなる！！
会議は阿吽の呼吸で進めたいものです。そして同時に禅の修業にも似た悟りが得られると嬉しいです！
職場の改革を進めるリーダーに今、求められているのがファシリテーションのスキルなのです。
１ 「ファシリテーター」とは・・・人と人とが話し合いの席に着いたとき、進行役を担います。「ファシリテート」とは『促す・容易にする・進める』といった意味があります。日ごろ、会議にありがちな先述の（リンク⇒）問題を解消しながら話し合いを進めて行きます。一人一人の力をチームの力に、まとめあげて行動を強く推し進めさせるリーダーシップを持つ人なのです。
２ セミナー紹介 全ての段階で演習を組み入れ、聞くだけではなく実行することで体得していただきます。 >>> 詳細はこちらから
ファシリテーターの考え方
★ファシリテーターの「話し合わせる」技術を“ファシリテーション”と呼びます。特にグループやチームで作業する時にアイデアを出し問題を解決できるように話し合いの流れ“プロセス”を効果的に管理する技術です。 このセミナーはファシリテーションの一般的なスキルを学びながら機能評価認定取得に向けて実際的な模擬会議（ミーティング）を体験します。
ファンダメンタルズの基本
★ファシリテーターには基本的に体得すべき基礎スキルが、あります。話を引き出す、強者から弱者を守る、 公平に意見を聴き出す、質疑応答を短時間にまとめる、などなどを学んで戴きます。
開始からゴールまで（取得認定作業） ⇒ 作業取り組みの明確なルールと方法を共通理解する
★認定取得に向けての行動を「旅」に例えるならメンバーは全員が、旅程を知る必要があります。ここではツアーコンダクターであるファシリテーターは「旅」の詳細を皆で共有し、どこでどういう交通手段を使うのか、どこか旅の途中、危険箇所が無いか、などを相互に理解させながら、やる気を高めます。同時に水先案内人にもなるのです。
各セクションの「考え方」の横断的なレベルを平準化する
★認定取得作業で厄介なのが随所に出てくる「考え方」または「捉え方」と言えます。メンバー同士でも捉え方は違うでしょうし、お隣の部署になると、また違った視点や価値観で動いている事があります。一致団結を企図する機能評価では足並みがそろう必要があります。思考方法や行動基準の違うメンバーを相互協力に導く対話やディスカッションを学ぶ必要があるのです。
小刻みな行動をサポートする
★気が遠くなるような多くの作業を継続する認定取得は、途中幾度も膨大な作業に圧倒され疲労感も高まります。大切なのは小さな行動を互いに励ましあいながら進めていくというサポート体制です。任せて任せっぱなしにしないサポート体制の作り方が重要です。
既存の資源を活用する
★多くの作業は、小項目で表現されますが、どれもが新規の取り組みではなく、既に組織に根付いているもの、 また既存のデータや資料があります。それらの存在に気付き、それがどこにあって、どうリフォームすれば再活用できるか？といった話し合いは取得作業を大幅に軽減させることでしょう。
話し合いを関わりのある全スタッフに見えるようにする
★一見、複雑に見えて難しそうな作業は、目的や作業手順が実行者に理解しにくいために参画の度合いを下げています。判りやすさ、取り付きやすさ、達成の度合いが見える・・・
そんなフォーマットは作れないだろうか？
※このような下準備は、時に面倒に見えますが、例えば料理を作るときにも下準備が整っていれば、その後の調理はスムーズです。作業に取り掛かる前に下準備をしましょう。
※また一つの案件に足を取られて先に進めないのも、困りもの、どこまでやればＯＫか？という理解の共有を図る方法はないのでしょうか？ あります！！！
ファシリテーター養成セミナーを受講すると、次のような会議の進行がスムーズに行きます！！
共通理解を進める会議の一例
『目的』
「この小項目は何を言わんとしているのか？」
（審査する側は何を達成して欲しいのか）を理解しよう。
『時間』1時間 参加者は７名を想定している （進行役も含む）
『必要な備品』 ホワイトボード、模造紙、マーカー
進め方： 小項目を一つ選び出します。
ここでは例として・・・・・・「医師・看護師は倫理的に問題となりやすい事柄を把握している」
１ 参加者は進行役を半円に囲むように椅子だけでホワイトボードの前に着席する。
２ 「倫理」からイメージする周辺の言葉をブレーン＝ストーミングで出させる。5分間
※おおむね「道徳」「規範」「人の道」「正義」「正しい事」・・・・といった言葉が出やすい
３ 進行役は出てきた言葉を全て単語（短いキーワード）に換えて模造紙上に転記する。
この時、状況や具体的な事案が出たときにも「一言で言えば？」などと言いつつ短文化する。
４ 5分後に「これらの言葉から倫理という言葉を定義すると、どう書けるか、手元のポストイットに書いて下さい。2分以内で、そして30字以内で書いて下さい」と伝える。
５ 書かれたポストイットを再度、模造紙に貼る。全員で見る。
６ ストラクチュアド＝ラウンド（注）を用いながら「では書かれた短文から「倫理的な問題」から想像できる 状況を先ずは一人に一つずつ発表いただきます。パスもＯＫですよ」
７ それぞれの状況を再度、模造紙に落とし込んでゆく。
この後は、(1)着手する優先順位を決めたり、(2)問題の共通理解を深める、といった進め方の選択肢があります。
（注）ストラクチュアド＝ラウンドとは参加者全員が一人ずつ思っていることを安心して発言できる進行役の スキルの一方法。
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