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■■■■「会議の王様」が送る賢者の智慧−今号のポイント■■■■
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会議の生産性を高めるには、先ず必要な会議の棚卸をすることです。あってもなくてもいい、という会議は参加者の多くがやめて欲しいと願っている可能性が高いのです。会議の具体的な目標がないままに開催することがルーティンワークになっている会議を1つでもやめましょう。
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「会議の王様」ホームページ→ http://www.hanasi.net
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■■■　【週2回刊】会議の生産性向上とチーム・ビルディングを考える
■■■　　　　「会議の王様」が送る職場や社会の会議の方法
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━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 2003/3/　（通巻1号）━
メルマガの掲載開始日　2003/3/
読者数10000人を目指して
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■■■　　　会議を開く前に会議を減らそう
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■会議のない会社は恐らくない。毎日、職場のどこかで開かれている、営業会議、連絡会議、業務改善会議、戦略会議、会議と名のつく会合が大から小まで日本の津々浦々で開かれている
■日本人は会議が好きだが、こと会議の生産性を高めるという方法には無頓着のまま、今に至っていないだろうか。会議と言うからには複数の人が一箇所に集い、何らかの効果を期待して時間を共にしているはずだ。
■しかし、実際に会議に参加してみると、その多くは、特に集まる必要もなく、具体的な協議事項も明瞭でなく、会議室に入って初めて「今日は何の会議だったっけ」と考えをめぐらすに至っては、もはや会議の必要性に頭を傾げたくなる
■今回から「会議の王様」が週2回のペースでお届けする“賢者の智慧”は日頃、会議室やミーティングの席上、見かける会議の生産性を高めることで、一人で解決できないことをグループで解決し実行に移す過程をワクワク想像でき、かつ実用的なアイデアの数々とスキルをお届けする予定。
■創刊号での提案は先ず会議の削減である。あなたの職場の会議の必要性は10点が満点とすれば何点だろう？会議の活性化を望むなら最初に取り組むのは会議の棚卸しと会議数を減らすことだろう。
■会議には主として４つの機能がある。すなわち「連絡報告」「課題解決」「アイデア創造」「意志決定」「相互理解」である。この５つの中でもっとも会議数のダイエットに取り組みやすいのが「連絡報告」である。
■昨今の社内ＩＴ化で電子メール、構内ＬＡＮといったオフィスの情報伝達手段の発達は目覚しい。月に一度の社内報で間に合うものは後にして緊急を要する事案については先ず、IT化から取り組んでは如何だろう。
■報告連絡会議を召集しても実際は職務権限者が場の雰囲気を支配し、いつしか訓示の伝達になっていないだろうか。顔を合わせるのは大切だが士気を下げる会議を開くより、「報告と連絡はあっさり」と行ってみよう。但し伝達が徹底された証として受信者の返事は欠かせない。
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■■■　　　「会議の王様」のコラム
■■■ ｂｙ　串光倫典
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◎仕事とはいえ会議は減らしたい。
◆「会議の王様」である私とて、そうそう毎日ある会議にはウンザリすることがあります。私が進行役をしている分には楽しく、快活にみんなを盛り上げていける。だが、当然「出席しなければならないダラダラ会議」もあり、これは正直苦痛である。
◆友人が新たに飲食店を開く。出資者と経営者は友人で、経営者のさらなる友人たちが周りを固めているのだが、私もその一人である。
◆この開店前会議がやっかいなものだった。決めていく内容は小さな店とはいえたくさんあるのだが、いちいち報告を全員にしてくれるのである。「店の名前」「金銭に関する報告」「不動産上のやりとり」「出資者＝経営者の軋轢」「メニューの選定」他にもたくさん報告をしてくれる。これらは全員が知っておかなければならないが、限られた時間を割いて会議へ参加しているのだから、報告だけならもっと簡素化できるはずである。
◆例えば、「金銭の話」は確かに必要だ。しかし、マネージャーが金銭の状態を把握し、メニューを完成させてから考えればよいと私は考える。あるいは、「予算はこれくらいで」と事前に伝えておく、完成してから「これくらいに抑えられないか？」と持ちかけたほうが良いと思う。事実、この会議で同じ時間帯にお金の話とマーケティングとメニュー作成とを議論していればどれに話の重点を置けばよいのか分からなくなってしまっていた。
◆この状況を打破するためにインターネットの掲示板を使ってお互いにアイデアや情報をやりとりしはじめた。疑問点を新たに全員に伝えるのにも役に立つし、かつてどのようなことが取り上げられたかは全員が出席しなくても掲示板を見れば、会議での決定事項や次回の議題が明確になっている。
◆インターネットの掲示板はパソコンは無論、携帯電話でもチェックできるものがある。あなたのチームの会議をスマートなものにするために利用してみませんか？
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■■■■■■　「会議の王様」　今日のサマリー
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職場の会議を先ず1つ減らそう。優先順位は「報告連絡会議」が1番最初だろう。一人で取り組むのが難しければ、周囲の同僚や同士に声をかければ、勇気が出てくる。
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