会議の王様では進行役の会議のデザイン（設計）技術の向上に力を注いでいます。
セミナーを通じて学んでいただく大小のスキルだけでは困難な状況の打開は簡単ではありません。集団であるからこそ発生する人間の根源的な問題を知り、道具を使いこなし、それらの組み合わせを学ぶ事で会議の意義が深まり、最高の状態になるとシナジー（相乗効果）が生まれてきます。
会議の設計例
参加者 ： 6名の経営の中枢を占める幹部 （注）この会議は参加者としての高いスキルが所々、求められます。
時間 ： 終日 6時間〰
必要なモノ ： ホワイトボード、マーカー、模造紙、お茶・コーヒー、お菓子、時に弁当
目的 ： 組織の重要な問題をあぶり出し次回までの行動を策定する
１ 進行役からの案内
◆ (1) 会議の目的の紹介 (2) 終了後に求められる行動 (3) 協議の時間割付
２ 話し合いのルールの策定
◆参加者全員で模造紙を前に、話し合いを続ける中でのルールを決める
例を挙げると ・ 人の話しを最後まで聞く
- 短く明瞭に話すように心がける
- 終了まで会議室を退室しない
- 電話に出ない などなど
３ 協議に必要な情報を共有する
※前段で情報の共有に掛ける時間を設定しておいても良い
◆共有したい情報の提供者は手を挙げる
複数の場合は一人一人に必要時間を訊く
持ち時間に全員の了解を得る
発表を開始する
４ 議題の設定
◆この会議では事前の議題は設定されていない、そこでオープンにテーマを協議する。
ブレーンストーミングの要領でテーマを挙げてもらう
模造紙上に転記する
3つ以上に上る場合は「緊急性×重要性」のマトリクスで議題を2つに絞るということを事前に周知しておく、そして各テーマに必要と思われる時間を聞く
５ 問題の背景を聴く
◆議題の提案者に問題の背景や状況を詳細に聴く
この時、質問したい衝動に駆られる参加者が出てくるが質問は最後にまとめさせて、発表者の説明を 最後まで聞き届けさせる。
発表後、質問したい人に挙手を請う、複数の手が挙がったら順番を割り振る。（スタッキングする）
質問は模造紙上に転記され全部、出終わった後にまとめて回答される。こうすれば後に出された質問がそれまでの質問の回答になることもあり、協議の時間が短縮される。
６ 全員で問題を定義する
◆問題は、「〜〜〜が不足している」「〜〜〜が無い」「〜〜〜出来ていない」などの文章で表される
※定義には全員の思いが一致しなければ次の課題の定義には移れない
７ 全員で課題を定義する
◆課題は、「〜〜〜の確立」「〜〜〜を充実させる」「〜〜〜を学ぶ」などの文章で表現される
８ 決められた課題に取り組むための課題解決ツリーを作成する
◆ツリー図は1段から4段まで降ろせば理想的。3段まで降ろし4段目は次回までのワークにしてもよい。
９ 全員で会議を振り返る
◆振り返りのシートを使って先ずは各人が会議に貢献できた事、進行役に求める要望などを書く
一人一人発表しあう
進行役は次回の会議までのワークを発表して散会する
◆今日の取り組みの課題解決ツリー図の4段目を次回までに作成してくることを約束させる
西日本話し方教室 熊本市中央街４ー28 クマタクビル3F 電話 096-351-0337
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